STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

                                                                                    

A.  Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pembelian

            Menurut Mulyadi (2001:311) Unsur penegendalian intern yang seharusnya ada dalam system akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini:

• menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar)
• menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan)

            Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam Sistem akuntansi pembelian, terdapat 3 unsur pokok yang harus diperhatikan. Unsur-unsur pokok tersebut adalah :

1.   Organisasi

2.   Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.

3.   Praktik yang sehat.

a.   Organisasi

            Perancangan organisasi dalam sistem akuntansi Pembelian harus didasarkan pada unsur pokok sistem pengendalian intern berikut ini :

1.   Fungsi pembelian harus terpisah dari fiuigsi penerimaan

            Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual sebagai Supplier barang yang diperlukan oleh perusahaan. Untuk menjamin bahwa barang yang dikirim oleh Supplier sesuai dengan barang yang dipesan, diperlukan fungsi lain untuk melakukan pengecekan secara independent mengenai kesesuaian jenis, kuantitas, mutu dan tanggal pengiriman barang yang direalisasikan oleh Supplier dengan yang tercantum dalam surat order pembelian. Oleh karena itu, perlu dibentuk fungsi penerunaan yang terpisah dari fungsi pembelian, fungsi penerimaan mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh Supplier, yang tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat order pembelian.

2.   Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

            Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. Fungsi pembelian ini berada di tangan bagian pembelian, berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain : yaitu fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.

3.   Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.

            Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan/penolakan barang yang diterima dari Supplier. Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Kedua fungsi tersebut harus dipisahkan karena kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahlian dalam pengelolaan penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang bagi pemakai.

4.   Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi.

            Setiap transasksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan/lebih dan satu fungsi. Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan fungsi yang satu dicheck ketelitian dan keandalannya oleh fungsi yang lain. Oleh karena itu dalam sistem akuntansi pembelian, transaksi pembelian hams dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, ficngsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

b.   Sistem Otorisasi dan prosedur Pencatatan

            Dalam organisasi setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber setiap transaksi yang terjadi dicatat daiam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan terternu. Dengan demikian, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya. Beberapa dokumen yang harus diotorisasi adalah sebagai berikut :

1. Surat perrnintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang atau kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai.
2. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.

c.   Praktek yang Sehat

1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
2. Supplier dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai Supplier.
3. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
4. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari Supplier dengan cara menghitung barang tersebut dan mernbandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
5. Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari Supplier sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
6. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada Supplier.

Dokumen dan catatan :

Dokumen dan catatan penting yang umum digunakan dalam pengolahan transaksi Pembelian dan Pengeluaran Kas meliputi:

1.    Cek yang merupakan perintah resmi kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada orang yang namanya tertulis  dalam perintah tersebut atau kepada pembawa.

2.    Ikhtisar cek adalah laporan yang berisi seluruh cek yang diterbitkan  dalam suatu bacth atau selama sehari.

3.    File transaksi pengeluaran kas. Informasi tentang pengeluaran yang dilakukan dengan menggunakan cek kepada Supplier atau pihak lainnya. Ini digunakan untuk pembukuan ke utang dagang dan file induk buku besar.

4.    Jurnal pengeluaran kas atau register cek. Catatan akuntansi   formal mengenai cek yang diterbitkan kepada Supplier atau pihak lain.

B. Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penjualan

Dokumen dan catatan penting yang biasanya digunakan dalam siklus penjualan dan penerimaan kas adalah sebagai berikut :

1.    Pesanan pelanggan (customer order) Merupakan permintaan barang dagangan oleh pelanggan, yaitu dapat diterima melalui telepon, surat, formulir isian yang dikirimkan ke pelanggan yang ada dan pelanggan potensial, melalui wiraniaga, atau cara yang lain.

2.    Pesanan Penjualan (sales Order) Merupakan dokumen untuk mencatat deskripsi, jumlah, dan informasi terkait atas barang yang dipesan oleh pelanggan.

3.    Dokumen Pengiriman (Shipping document) Merupakan dokumen yang dibuat untuk memulai pengiriman barang, yang menunjukkan deskripsi atas barang dagang, jumlah yang dikirim, dan data yang relevan.

4.    Faktur Penjualan (sales invoice) Merupakan dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

5.    Jurnal penjualan (sales Journal) Merupakan jurnal untuk mencatat transaksi penjualan

6.    Laporan ikhtisar penjualan (summary sales report) Merupakan dokumen yang dihasilkan komputer yang mengikhtisarkan penjualan untuk satu periode.

7.    Notes kredit (credit memo) Merupakan dokumen yang berisi pengurangan jumlah yang ditagih dari pelanggan karena adanya pengembalian barang atau pengurangan harga.

8.    Notes pembayaran (remittance advice) Merupakan dokumen yang mendukung faktur penjualan yang dikirim ke pelanggan dan dikembalikan ke penjualan dengan pembayaran tunai.

9.    Jurnal penerimaan kas (cah receipt jurnal) Merupakan jumal untuk mencatat penerimaan kas hasil dari penerimaan kas, penjualan tunai dan penerimaan kas yang lain.

10.  Nota persetujuan penghapusan piutang (uncollectible account authorization form) Merupakan dokumen yang digunakan didalam perusahaan, yang menunjukkan kewenangan untuk menghapuskan piutang usaha menjadi tak tertagih.

11.  Berkas induk piutang usaha (account receivable master file) Merupakan berkas untuk mencatat setiap penjualan, penerimaan kas, dan retur dan pengurangan harga penjualan untuk masing-masing pelanggan dan mengelola saldo perkiman pelanggan

12.  Neraca saldo piutang usaha (account receivable trial balance) Merupakan daftar jumlah yang terutang kepada pelanggan pada waktu tertentu.

13.  Laporan bulanan (Monthly statement) Merupakan dukumen yang dikirimkan kepada tiap pelanggan yang menunjukkan saldo piutang usaha, jumlah dan tanggal setup penjualan, penerimaan pembayaran tunai, notes kredit yang diterbitkan, dan saldo akhir.

Fungsi-fungsi yang terkait dalam transaksi kas

1.    Pemrosesan pesanan pelanggan Merupakan penawaran untuk membeli barang dengan ketentuan tertentu.

2.    Persetujuan penjualan secara kredit Indikasi adanya persetujuan penjualan secara kredit atas permintaan penjualan adalah persetujuan untuk mengirim barang.

3.    Pengiriman barang Merupakan titik pertama dari siklus ini dimana aktiva perusahaan meningkat.

4.    Penagihan ke pelanggan dan  pencatatan penjualan Merupakan alat pemberitahuan ke pelanggan mengenai jumlah yang ditagih atas barang tersebut.

5.    Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas Pemrosesan dan pencatatan retur dan pengurangan harga penjualan Bila pelanggan tidak puas dengan barang yang diterima, penjual seringkali menerima pengembalian barang atau memberikan pengurangan harga karena beban tersebut.

6.    Penghapusan piutang tak tertagih Bila perusahaan berkesimpulan bahwa suatu jumlah akan tidak tertagih lagi, jumlah tersebut harus dihapuskan.

7.    Penyisihan piutang tak tertagih Bila penjualan periode sekarang yang diperkirakan tidak dapat ditagih dimasa depan.

C. Penerimaan Pelunasan Piutang

            Piutang adalah tagihan kepada pihak lain dimasa yang akan datang karena terjadinya transaksi dimasa lalu. Walaupun pada dasarnya semua perusahaan dagang/industri menginginkan penjualan cash, tetapi karena adanya keterbatasan daya beli masyarakat, atau alasan lainnya dilakukan penjualan secara kredit. Penjualan secara kredit akan dapat meningkatkan omset penjualan, akan tetapi memiliki resiko tertundanya penerimaan kas, sehingga membutuhkan investasi yang lebih besar. Selain itu dapat juga mengakibatkan kerugian karena menunggak atau bahkan tidak tertagih. Semakin lama piutang tertunggak akan semakin besar investasi yang dibutuhkan.

      Perputaran Piutang

    Perputaran piutang timbul karena munculnya piutang. Piutang adalah merupakan aktiva kekayaan perusahaan yang timbul sebagai akibat dari dilaksanakaannya politik penjualan kredit. Politik penjualan kredit ini merupakan politik yang biasa dilakukan dalam dunia bisnis untuk merangsang minat para langganan. Jadi politik ini sengaja dilakukan untuk memperluas pasar dan memperbesar hasil penjualan. Tentu saja dengan politik penjualan kredit ini akan menimbulkan resiko bagi perusahaan akan tidak dapat ditagihnya sebagian atau bahkan mungkin seluruh dari piutang tersebut. Oleh karena itu maka lalu memperhitungkan biaya atas resiko tidak dapat ditagihnya piutang tersebut dalam bad debt expense. (Gitosudarmo dan Basri,2000:83)

    Politik penjualan kredit dapat menimbulkan keuntungan-keuntungan dalam bentuk :

a)    Kenaikkan hasil penjualan

b)    Kenaikkan Laba Hal ini adalah sebagai akibat dari kenaikkan dalam hasil penjualan akan dapat menimbulkan kenaikkan pada laba perusahaan.

c)    Memenangkan persaingan. Dalam dunia bisnis saat ini akan hampir semua perusahaan melaksanakan politik penjualan kredit ini. Oleh karena itu untul menjaga posisi perusahaan didalam persaingan maka haruslah dilakukan politik penjualan kredit penjualan tersebut, apabila tidak ingin merosot dalam posisi persaingan dipasar. Politik penjualan yang agresif akan dapat merangsang minat calon konsumen akan dimungkinkan untuk memakai dan menikmati kegunaan barang yang dibelinya tanpa harus mengluarkan uang yang besar pada saat membeli, sehingga pembeli dapat menikmati sekarang juga dengan membayarnya nanti dikemudian hari.

Besar kecilnya piutang dipengaruhi oleh beberapa faktor :

1. Volume Penjualan Kredit

 Makin besar jumlah penjualan kredit dari keseluruhan penjualan akan  memperbesar jumlah piutang dan sebaliknya makin kecil jumlah penjualan  kredit dari keseluruhan piutang akan memperkecil jumlah piutang.

2. Syarat Pembayaran Bagi Penjualan Kredit

Semakin panjang batas waktu pembayaran kredit berarti semakin besar jumlah piutangnya dan sebaliknya semakin pendek batas waktu pembayaran kredit berarti semakin kecil besarnya jumlah piutang.

3. Ketentuan Tentang Batas Volume Penjualan Kredit

Apabila batas maksimal olume penjualan kredit ditetapkan dalam jumlah yang relatif  besar maka besarnya piutang juga semakin besar.

4. Kebiasaan Membayar Para Pelanggan Kredit

Apabila kebiasaan membayar para pelanggan dari penjualan kredit mundur dari waktu yang dipersyaratkan maka besarnya jumlah piutang relatif  besar.

5. Kegiatan Penagihan Piutang Dari Pihak Perusahaan

Apabila kegiatan penagihan piutang dari perusahaan bersifat aktif dan pelanggan melunasinya maka besarnya jumlah piutang relatif kecil, tetapi apabila kegiatan penagihan piutang bersifat pasif maka besarnya jumlah piutang relatif besar.

    Dengan dilaksanakannya penjualan secara kredit yang kemudian menimbulkan piutang, maka perusahaan sebenarnya tidak terlepas dari penanggungan resiko berupa biaya. Biaya yang timbul akibat dari adanya piutang adalah :

1)    Biaya Penghapusan

2)    Biaya Penumpulan Piutang

3)    Biaya Administrasi

4)    Biaya Sumber Dana

Manajemen Piutang

Didalam kegiatan manajemen piutang mencakup kegiataan :

a)    Perencanaan jumlah dan pengumoulan piutang

b)    Pengendalian piutang

c)    Penggunaan ratio-ratio

Klasifikasi Piutang

Banyak perusahaan menjual secara kredit agar dapat menjual lebih banyak produk atau jasa. Piutang yang timbul dari penjualan semacam itu biasanya diklasifikasikan sebagai piutang atau wesel tagih. istilah perputaran piutang meliputi semua klaim dalam bentuk uang trhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan, atau organisasi lainnya. piutang ini biasanya memiliki bagian yang signifikan dari total aktiva lancar perusahaan. (Niswonger, dkk, 1999 : 324).

Ø  Piutang Usaha

Transaksi paling umum yang menciptakan piutang adalah penjualan barang dagang atau jasa secara kredit. piutang dicatat dengan mendebet akun piutang usaha. piutang usaha (account receivebles) semcam ini normalnya diperkirakan akan tertagih dalam periode waktu yang relatif pendek, seperti 30 atau 60 hari. piutang usaha diklasifikasikan dalam aktiva lancar.

Ø  Wesel Tagih

Sepanjang wesel tagih diperkirakan akan tertagih dalam setahun, maka biasanya diklasifikasikan dalam neraca sebagai aktiva lancar. wesel tagih (notes receivebles) adalah jumlah yang terutang bagi pelanggan, dimana pelanggan dimaksud telah menerbitkan surat utang formal kepada perusahaan.

Promes atau wesel biasanya digunakan untuk periode kredit lebih dari enam puluh hari. sebagai contoh, sebuah dealer mobil atau perabotan rumah tangga biasanya meminta uang muka pada saat penjualan dan menerima promes untuk sisanya. promes atau wesel semacam itu umumnya mengharuskan pelanggan untuk melakukan pembayaran secara bulanan.

Promes biasanaya digunakan untuk menyelesaiakan piutang usaha pelanggan. biasanya wesel tagih dan piutang usaha berasal dari transaksi penjualan, maka hal itu kadang-kadang disebut piutang dagang (trade receivebles). kecuali tidak ada keterangan lain, kami akan mengasumsikan bahwa semua wesel tagih dan piutang usaha dalam bab ini berasal dari transaksi penjualan.

Ø  Piutang Lain-lain

Piutang lain-lain biasanya disajikan secara terpisah dalam neraca. jika piutang ini diharapkan akan tertagih dalam satu tahun, maka piutang tersebut diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. jika penagihannya lebih dari satu tahun, maka piutang ini diklasifikasikan sebagai aktiva tidak lancar dan dilaporkan dibawah judul investasi. piutang lain-lain (other receivebles) meliputi piutang bunga, piutang pajak, dan piutang dari pejabat atau karyawan.

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Perputaran Piutang

Jumlah piutang biasanya melahirkan hubungan erat dengan volume penjualan kredit. Posisi piutang dan waktu penarikan yang tepat mungkin dievaluasi dengan perhitungan perputaran piutang dagang. Maka dapat disimpulkan bahwa faktor-faktor yamg mempengaruhi perputaran piutang adalah (Niswonger,dkk,1999:337):

1. Net Credit Sales (Penjualan Piutang Bersih)

Tinggi rendahnya receivable turnover mempunyai efek yang langsung terhadap besar kecilnya modal yang diinvestasikan dalam piutang. Makin tinggi turnovernya, berarti makin cepat perputarannya, yang berati makin pendek waktu terikatnya modal dalam piutang, sehingga untuk mempertahankan net credit sales tertentu, dengan naiknya turnovernya, dibutuhkan jumlah modal yang lebih kecil yang diinvestasikan dalam piutang.

2. Average Receivable (Piutang Usaha Rata-Rata)

Piutang usaha rata-rata dapat ditentukan dengan menggunakan data-data bulanan ataudengan menambahkan saldo piutang awal tahun dan akhir tahun serta kemudian dibagi dengan dua. Piutang rata-rataa kadang diungkapkan dalam jumlah hari penjualan dalam rata-rata piutang.

3. Syarat Pembayaran Kredit

Makin lunak atau makin lama syarat pembayaran, makin lama modal terikat pada piutang, yang ini berarti bahwa tingkat perputarannya selama periode tertentu adalah makin rendah. Adalah penting untuk membandingkan hari rata-rata pengumpulan piutang dengan syarat pembayaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Apabila hari rata-rata pengumpulan piutang selalu lebih besar daripada batas waktu pembayaran yang telah ditetapkan tersebut berarti bahwa cara pengumpulan piutangnya kurang efisien. Ini berarti bahwa banyak para langganan yang tidak memenuhi syarat pembayaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      

D. Pembayaran Hutang

            Hutang dagang ( accounts payable ) adalah kewajiban  ( liability ) yang belum dibayarkan untuk barang dan jasa yang diterima dalam kegiatan uasaha normal perusahaan. Jadi perkiraan hutang dagang mencakup kewajiban karena perolehan bahan baku , peralatan , prasarana , reparasi dan banyak lagi jenis barang dan jasa lainnya yang telah diterima sebelum akhir tahun .

Pengendalian Intern

Terdapat dua contoh :

1 . Klien mempunyai pengendalian yang efektif terhadap pencatatan atas pembayaran dan perolehan.

Contoh :

klien mempunyai struktur pengendalian intern yang efektif  atas dokumentasi pada laporan penerimaan barang yang telah bernomor , setiap  voucher  yang bernomor urut disiapkan dengan cepat dan efisien dan dicatat di dalam daftar voucher dan buku tambahan hutang dagang . Setiap pembayaran juga dilakukan dengan cepat kalau sudah jatuh tempo , dan pembayaran langsung di catat ke dalam buku harian pembayaran kas dan buku tambahan hutang dagang .

Dalam keadaan seperti ini verifikasi terhadap  hutang dagang hanya membutuhkan sedikit upaya audit setelah auditor menyimpulkan bahwa struktur pengendalian intern tersebut berlaku efektif .

2.Pengendalian klien kurang efektif

contoh :misalkan laporan penerimaan barang tidak digunakan , klien selalu menunda tagihan. Tagihan sering  dibayarkan beberapa bulan setelah tanggal jatuh tempo. Kalau auditor menghadapi situasi ini besar kemungkinan hutang dagang  dinyatakan terlalu rendah , sehingga dalam situasi ini diperlukan pengujian rincian saldo hutang.

Penting  membuat  rekonsilisasi bulanan antara laporan penjual dengan hutang yang telah di catat dan antara buku tambahan dengan buku  besarnya . dilakukan oleh seorang  yang independen.

Tujuan audit Keseluruhan

            Tujuan keseluruhan dalam audit hutang adalah menentukan apakah hutang itu disajikan secara layak dan diungkapkan secara tepat . Auditor harus mengetahui perbedaan penekanan anatara audit hutang dan aktivia . Pada  saat mengadakan vertifikasi  terhadap aktivia , perhatian dipusatkan untuk memastikan bahwa saldo yang terdapat dalam pos – pos perkiraan neraca tidak dinyatakan terlalu tinggi . kesahihan aktivia yang dicatat selalu dipertanyakan dan diferifikasi melalui konfirmasi , pemeriksaan secara fisik , dan pemeriksaan dokumen – dokumen pendukungnya . Auditor tidak boleh mengabaikan kemungkinan bahwa aktivia telah dinyatakan terlalu rendah , tetapi kenyataannya auditor jauh lebih menaruh perhatian pada kemungkinan pernyataan yang terlalu tinggi daripada terlalu rendah . Pendekatan yang sebaliknya diambil dalam melakukan verifikasi terhadap saldo-saldo hutang yaitu  bahwa perhatian utama adalah pada penemuan hutang yang dinyatakan terlalu rendah atau malah dihilangkan.

            Perbedaan penekanan dalam audit atas aktiva dan hutang ini secara langsung dipengaruhi 0leh kewajiban-kewajiban hukum akuntan publik terdaftar ( certified public accountant ). Kalau penanam modal, kreditor, dan pihak-pihak pengguna lainnya menetapkan, setelah penerbitan laporan keuangan yang diaudit, bahwa modal pemilik dinyatakan terlalu tinggi secara material, maka timbulnya tuntutan perkara terhadap kantor akuntan publik yang bersangkutan mungkin merupakan hal yang wajar. Karena modal pemilik yang dinyatakan terlalu tinggi tersebut dapat timbul baik karena aktiva dinyatakan terlalu tinggi maupun hutang dinyatakan terlalu rendah, maka sudah menjadi sifat akuntan publik untuk menekankan pada kedua jenis kesalahan penetapan tersebut. Kemungkinan berhasilnya tuntutan perkara terhadap akuntan publik karena tidak berhasil menemukan modal pemilik yang terlalu rendah jauh lebih tidak mungkin terjadi.

            Meskipun demikian , profesi audit juga harus mencegah penekanan yang terlalu berlebihan untuk melindungi para pemakai dari adanya pernyataan modal yang terlalu tinggi dengan mengorbankan anggapan bahwa pernyataan yang terlalu rendah tidak mungkin ada. Kalau aktiva terus menerus dinyatakan terlalu rendah dan hutang secara terus menerus dinyatakan terlalu tinngi untuk jumlah besar perusahaan yang diaudit, maka nilai pengambil keputusan berdasarkan informasi laporan-laporan keuangan tersebut cenderung menurun. Oleh karena itu , walaupun alami bagi setiap auditor untuk menekankan kemungkinan pernyataan yang terlalu tinggi pada aktiva dan terlalu rendah pada hutang, pengungkapan kebalikan dari jenis pernyataan yang salah tersebut juga merupakan tanggung jawab yang penting. 

Pegendalian Hutang yang Sudah Lewat Periodenya                     

1.Memeriksa dokumen yang mendasari setiap kas untuk periode berikutnya . Tujuan  prosedur audit ini  menemukan pembayaran  dalam periode akuntansi berikut yang masih merupakan hutang pada tanggal neraca . Dokumen pendukung diperiksa untuk menentukan apakah pembayaran tersebut merupakan hutang untuk periode berjalan. Contohnya kalau persediaan telah diterima sebelum tanggal neraca, maka akan ditunjukkan seperti itu dalam laporan penerimaan barang. Kadang-kadang dokumen untuk pembayaran dalam periode berikutnya diperiksa selama beberapa minggu setelah tanggal neraca, terutama kalau klien tidak selalu membayar setiap tagihan berdasarkan waktu jatuh tempu. Setiap pembayaran merukan hutang untuk periode berjalan harus ditelusuri kedalam daftrar hutang dagang untuk memperoleh kepastian bahwa pembayaran tersebut sudah tercakup sebagai hutang.

2.Memeriksa dokumen yang mendasari setiap tagihan yang belum dibayarkan beberapa minggu setelah tahun bersangkutan berakhir .

   Prosedur ini dilakukan untuk hutang yang belum dibayarkan hingga mendekati akhir dari suatu audit dan bukan untuk hutang yang telah dibayarkan . Contohnya dalam audit, atas laporan keuangan yang akan berakhir pada tanggal 31 Maret, seandainya auditor memeriksa dokumen pendukung untuk cek-cek yang dibayarakan sampai tanggal 28 Juni, maka semua tagihan yang belum dibayarkan sampai tanggal tersebut harus diperiksa untuk menentukan apakah tagihan-tagihan tersebut merupakan hutang untuk tahun yang telah berakhir pada tanggal 31 Maret tersebut.

3.Menelusuri lap.penerimaan barang yang dibuat sebelum akhir periode faktur penjual.

Semua pembelian barang yang diterima sebelum akhir periode, harus dicatat sebagai hutang dagang.  Dengan menelusri kelaporan penerimaan barang yang telah dibuat pada / atau sebelum akhir tahun ke faktur-faktur rekanan dan memberikan kepastian bahwa semuanya telah dimasukkan kedalam hutang dagang, auditor sebenarnya sedang menguji hutang-hutang yang tidak dicatat.

4.Menelusuri laporan rekanan yang menunjukkan saldo hutang ke daftar hutang.

Jika klien mempunyai daftar hutang dagang, perlu ditelusuri untuk meyakinkan telah dicatat pada ledger hutang dagang.

5.Konfirmasi kepada pemasok.

   Walaupun penggunaan konfirmasi dalam hutang dagang  tidak umum dibandingkan dengan piutang dagang, akan tetapi hal ini dilakukan juga untuk menguji adanya rekanan-rekanan yang dihilangkan dari daftar hutang dagang, penghilangan transaksi dan keslaahan pernyataan saldo-saldo.Dengan mengirimkan konfirmasi kepada setiap rekanan yang aktif tanpa menyebutkan saldo yang terdapat dalam daftar hutang dagang merupakan satu sarana yang bermanfaat untuk mencari jumlah-jumlah yang dihilangkan. Jenis konfirmasi seperti ini biasanya disebut konfirmasi bersaldo nol. Uraian lebih lanjut mengenai konfirmasi hutang dagang ini kita tangguhkan sampai akhir penjelasan ini.

Pengujian Pisah Batas

            Untuk menentukan  apakah transaksi yang dibukukan beberapa hari sebelum dan sesudah tanggal neraca telah dicatat pada periode yang tepat. Kelima prosedur yang telah dibahas dalam bagian terdahulu berkaitan secara langsung dengan pisah batas perolehan, akan tetapi penekanan terletak pada pernyataan terlalu rendah. Untuk prosedur pertama sampai ketiga , juga layak untuk memeriksa dokumen pendukung sebagai pengujian terhadap adanya pernyataan hutang dagang yang terlalu tinggi. Sebagai contoh, prosedur ketiga adalah menelusuri laporan penerimaan barang yang dibuat sebelum akhir tahun ke faktur rekanan yang bersangkutan untuk menguji hutang dagang yang tidak dicatat. Untuk menguji kesalahan pisah batas yang mengakibatkan terjadinya pernyataan yang terlalu tinggi, auditor harus menelusuri laporan penerimaan yang dibuat setelah akhir tahun ke faktur yang bersangkutan untuk memperoleh kepastian bahwa pembelian-pembelian tersebut belum dicatat sebagai hutang dagang ( kecuali kalau pembelian tersebut berupa persediaan dalam perjalanan yang sebentar lagi akan dijelaskan ). Seperti telah dinyatakan sebelumnya , auditor biasanya lebih menaruh perhatian pada setiap pernyataan atas hutang yang terlalu rendah daripada yang terlalu tinggi, karena hamper semua pengujian pisah batas ini telah dibahas sebelumnya, maka disini hanya dua aspek saja yang akan kita perluas, yaitu : pemeriksaan laporan penerimaan barang dan penentuan jumlah persediaan dalam perjalanan.

Ada dua aspek yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pisah batas, yaitu :

1.Hubungan pisah batas dengan pemeriksaan phisik persediaan.

         Mis. :

         Perolehan pers.senilai Rp.40 Juta diterima pada tanggal 31 Des. Siang hari, setelah stok phisik.

• Kalau dicatat pada hutang dagang/pembelian, tetapi tidak belum dicatat pada persediaan, maka berakibat laba akan dinyatakan terlalu rendah.
• Tetapi jika belum dicatat pada hutang dagang, maka ada kesalahan pada lap.Neraca & lap.rugi/laba tetap benar.

            Sehingga yang harus ditempuh oleh auditor atas kondisi tersebut adalah mengkoordinasi pisah batas tersebut dengan pelaksanaan stok phisik. Informasi pisah batas untuk pembelian harus diperoleh selama pengamatan phisik barang. Pada saat itu, auditor harus mengkaji ulang prosedur  dalam penerimaan bagian barang untuk menentukan bahwa semua persediaan yang diterima sudah dihitung, dan dia harus mencatat dalam kertas-kertas kerjanya nomor laporan penerimaan barang terakhir  yang termasuk dalam perhitungan phisik tersebut. Kemudian selama audit lapangan pada akhir tahun tersebut, auditor harus menguji setiap catatan akuntansi untuk melihat pisah batasnya masing-masing. Ia harus menelusuri seluruh nomor penerimaan barang ke setiap catatan hutang dagang untuk memeriksa bahwa semuanya sudah dimasukkan atau tidak dimasukkan dengan jumlah yang benar.

            Apabila perhitungan phisik persediaan klien dilakukan sebelum hari terakhir tahun bersangkutan, masih perlu dilakukan pisah batas hutang dagang pada saat perhitungan phisik persediaan dengan cara yang telah dijelaskan pada alinea diatas. Selanjutnya auditor harus membuktikan apakah semua perolehan antara saat perhitungan phisik  dan akhir tahun telah ditambahkan kedalam persediaan phisik dan hutang dagang. Sebagai contoh, kalau klien melakukan perhitungan phisik persediaan pada tanggal 27 Desember untuk periode keuangan yang berakhir pada tanggal 31 Desember , maka pisah batas tersebut hanya berlaku sampai tanggal 27 Desember tersebut. Selama audit lapangan akhir tahun, pertama- auditor harus melakukan pengujian untuk menentukan apakah pisah batas samapai tanggal 27 Desember telah benar-benar akurat. Setelah dia menetapkan bahwa pisah batas sampai tanggal 27 Desember sudah akurat, selanjutnya auditor harus melakukan pengujian apakah semua persediaan barang yang diterima setelah tanggal perhitungan phisik tersebut, tetapi sebelum tanggal neraca, telah ditambahkan oleh klien ke dalam persediaan dan hutang dagangnya.

2.Persediaan barang dalam perjalanan

         Persediaan barang atas dasar FOB tujuan barang ( Franko gudang pembeli ) artinya : hak pemilikan barang akan berpindah ke pembeli kalau barang telah diterima.

         FOB asal barang ( Franko Penjual ) artinya : persedian dan hutang harus dicatat saat barang dikirim sebelum tanggal neraca.

Auditor harus memeriksa dokumen-dokumen untuk menentukan apakah suatu persediaan dibeli berdasarkan FOB tujuan atau Asal barang.

Keandalan Dari Setiap Bukti

• Perbedaan antara faktur dan laporan rekanan

Mempunyai kegunaan dalam memverifikasi tergantung kondisi yang dihadapi. Laporan rekanan lebih cocok untuk membandingkan dengan saldo hutang karena dilaorkan secara global. Sedangkan faktur memuat catatan yang spesifik, seperti : tanggal,jenis barang,no.order,dll. Laporan rekanan tidak selalu merupakan bukti yang diinginkan untuk memverifikasi masing-masing transaksi sebab laporan rekanan hanya menyebutkan jumlah total setiap transaksi. Unit-unit yang diperoleh harga, ongkos angkut, dan data penting lainnya tidak tercantum di dalamnya. Akan tetapi laporan rekanan selalu mempunyai beberapa kelebihan karena terdapat saldo akhir menurut catatan setiap rekanan. Laporan rekanan akan lebih unggul untuk melakukan verifikasi terhadap hutang dagang  sebab didalamnya tercantum saldo akhir. Auditor dapat membandingkan faktur penjual dengan daftar yang disiapkan oleh pihak klien dan tetap tidak menemukan faktur-faktur  yang hilang, yang merupakan perhatian utama dalam kaitannya dengan hutang dagang.

• Perbedaan laporan rekanan & konfirmasi

Laporan konfirmasi diterima langsung dari pihak ketiga, sedangkan laporan rekanan diterima dari klien sehingga validitas agak meragukan. Tetapi jika klien mempunyai pengendalian internal yang memadai maka konfirmasi tidak terlalu dipentingkan. Karena sudah tersedianya laporan dan faktur penjual, dimana keduanya dipandang sebagai bukti yang secara relative dapat diandalkan karena berasal dari pihak ketiga, maka konfirmasi hutang dagang tidak terlalu umum berlaku disbanding dengan konfirmasi piutang dagang. Kalau pihak klien mempunyai struktur pengendalian intern yang memadai dari setiap laporan rekanan selalu tersedia untuk tujuan audit, biasanya konfirmasi tidak pernah dikirimkan.

Dalam hampir setiap kejadian dimana dilakukan konfirmasi hutang dagang, hal itu dilaksanakan secepatnya setelah tanggal neraca. Akan tetapi kalau struktur pengendalian intern cukup kuat , barangkali memungkinkan juga membuat konfirmasi atas hutang dagang pada tanggal laporan keuangan interim sebagai alat pengujian atas efektivitas struktur pengendalian .

Ketika laporan rekanan diperiksa atau konfirmasi sudah diterima , maka harus dibuat suatu rekonsiliasi dari laporan atau konfirmasi tersebut dengan daftar hutang dagang.

Seringkali, perbedaan yang timbul disebabkan oleh :

-       Persediaan dalam perjalanan

-       Cheque yang dikirim oleh Klien

-       Penundaan dalam proses pencatatan akuntansi

Rekonsiliasi itu sendiri sangat umum sifatnya sama seperti yang telah dijelaskan. Jenis dokumen yang secara khas dipakai untuk membuat rekonsiliasi atau saldo-saldo yang terdapat dalam daftar hutang dagang dengan konfirmasi atau laporan rekanan sendiri terdiri dari :

-       Laporan rekanan

-       Faktur rekanan

-       Cheque yang dibatalkan karena sudah dibayar

Besar Sample

Yang dipakai untuk menguji hutang dagang sangat berbeda-beda tergantung pada beberapa factor , seperti :

-       Materialitas hutang dagang

-       Jumlah hutang dagang

-       Struktur pengendalian intern

-       Hasil pemeriksaan tahun lalu

Kalau struktur pengendalian intern klien lemah bukan tidak umum untuk hutang dagang, maka semua pos populasi harus diverifikasi.

Dalam situasi lainnya, barangkali hanya dibutuhkan minimal. Sampling statistic tidak perlu untuk diterapkan  untuk mengaudit hutang dagang disbanding dengan piutrang dagang. Jauh lebih sulit untuk menentukan populasi dan menetapkan populasi dalam hutang dagang ini. Karena penekanan adalah hutang dagang yang dihilangkan, maka sangat penting bahwa populasi itu mencakup semua hutang yang potensial.

Menetapkan populasi semua hutang yang potensial sering mengakibatkan populasi tersebut menjadi sukar ditangani. Ada dua contoh dimana sampling variable dapat dengan mudah digunakan untuk menguji hutang dagang, yaitu:

-       Auditor merasa puas bahwa semua nama rekanan telah dimasukkan dalam daftar hutang dagang walaupun beberapa diantaranya mungkin dicantumkan dalam jumlah yang salah. Dalam hal ini populasi didefinisikan sebagai semua penjual yang terdapat dalam daftar tersebut.

-       Auditor merasa puas bahwaa semua hutang dagang pada tanggal neraca sudah dibayarkan setelah akhir tahun . Dalam hal ini populasi didefinisikan sebagai semua pembayaran dalam akhir tahun tersebut.