Contoh Tugas Bidang Keuangan

1. TUGAS TUGAS DI BIDANG KEUANGAN

§  IDENTIFIKASI TUGAS BAGIAN KEUANGAN

Tugas-tugas bagian keuangan antara lain adalah :

1.    Bagian Administrasi Keuangan

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan  dengan system penjualan adalah sebagai berikut :

o   Bagian Piutang

a)  Menerima faktur lembar ke-2  & 3 dari bagian Invoice

b)  Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang

c)  Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal

d)  Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian

e)  Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.

f)   Membuat surat penagihan

o   Bagian buku besar

1)     Bagian Jurnal Penjualan

a)     Menerima copy list penjualan harian  yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal)  dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.

b)     Menerima copy Faktur Pajak.

c)     Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

2)     Bagian Jurnal Pembelian

a)      Menerima  Copy Po dari bagian pembelian

b)      Menerima bukti penerimaan barang dari bagian                                penerimaan

c)      Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan                                 timbulnya utang

3)     Bagian pengolahan IT/Data elektronik

a)     Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.

b)     Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi  dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.

c)     Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

Bagian administrasi keuangan yang berhubungan  dengan system Pembelian adalah sebagai berikut :

o   Fungsi bagian keuangan yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

o   Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang

§  PENGELUARAN UANG KAS

            Prosedur pengenluaran Kas adalah prosedur pengeluaran cek untuk melunasi utang yang sudah disetujui dan mencatat pengeluaran kas, serta pengeluaran-pengeluaran lain yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.

Menurut Soemarso (1992 : 325) untuk dapat menghasilkan sistem pengawasan yang baik, prosedur pengeluaran uang harus memperhatikan hal sebagai berikut :
1. Semua pengeluarkan dilakukan dengan cek. Pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan malalui dana kas kecil.
2. Semua pengeluaran kas memperoleh persetujuan dari yang berwenang.
3. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak meyetujui pengeluaran kas, yang     menyimpan uang kas dan yang mencatat pengeluaran kas.
   

    Baridwan (1997 : 87) menambahkan bahwa ada beberapa prosedur-prosedur pengawasan terhadap pangeluaran kas yang penting adalah sebagai berikut :
1. Semua pengeluaran uang menggunakan cek, kecuali untuk        pengeluaran-   pengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.
2. Dibentuk kas kecil yang diawasi dengan ketat.
3. Pelulusan cek hanya dilakukan apabila didukung bukti-bukti        yang lengkap atau      dengan kata lain digunakan sistem voucher.
4. Dipisahkan antara orang yang mengumpulkan bukti-bukti            pengeluaran,yang       menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat penerimaan kas.
5. Diadakan pemeriksaan intern dalam waktu tidak tentu dan          diharuskan membuat laporan kas harian.

Keterangan Flowchart :

            Gambar  tersebut memperlihatkan arus transaksi pengeluaran tunai kas (kas) melalui siklus akuntansi.  Cek yang disiapkan untuk pemasok berdasarkan tagihan (faktur) atau voucher pembayaran pemasok. Kopi (salinan) cek ini, dinamakan voucher cek, memuat jumlah dan rincian lain untuk dimasukkan ke dalam jurnal pengeluaran tunai dan diposkan ke catatan pemasok individua dalam buku besar pembantu untuk utang usaha. Utang tunai dapat juga dikeluarkan karena alasan-alasan selain pembayaran kepada pemasok. Sebagai contoh, pembayaran tunai dilakukan untuk membagikan deviden, membayar gaji , membeli harta tetap, membayar jasa tenaga listrik atau air dan melunasi kredit dari bank.

            Gambar cek yang menyangkut pengeluaran-pengeluaran demikian tampak dimasukkan secara terpisah kedalam jurnal pengeluaran tunai. Mereka tidak akan diposkan kebuku besar pembantu utang usaha, karena situasi ini hanya melukiskan buku besar yang menyangkut pemasok saja.

§  PEMASUKAN UANG

Penerimaan Kas

                        Transaksi penerimaan kas adalah transaksi keuangan yang menyebabkan Asset perusahaan berupa kas atau setara kas bertambah. Transaksi penerimaan kas dicatat ke sistem komputer pada formulir elektronik penerimaan kas dan dibukukan oleh sistem komputer ke jurnal penerimaan Kas sesuai dengan methode yang ditetapkan. Setiap penerimaan kas selain nilai nominal juga harus menunjukan tanggal terjadinya transaksi, tanggal efektif, dokumen referensi, buyer, sumber penerimaan kas, transaksi yang terkait, keterangan ringkas, dll. Penambahan kas yang diperoleh dari pendapatan bunga, selisih kurs lainnya dicatat pada jurnal memorial.

                        Pengisian kas kecil adalah penerimaan kas pada rekening kas kecil dan mengurangi rekening Kas yang lain sehingga tidak mempengaruhi jumlah asset perusahaan berupa kas. Dengan asumsi tersebut pengisian kas kecil tidak dapat digolongkan sebagai transaksi penerimaan kas sehingga pengisian kas kecil tidak dicatat pada Jurnal penerimaan penerimaan kas. (Dalam buku besar tidak ada transaksi penerimaan kas kecil).

                        Dalam banyak kasus catatan penerimaan kas mengutamakan nominalnya sehingga perlunya dokumen pendukung seperti bukti setoran/rtgs/cheque/giro kurang diperhatikan, bahkan Sering penerimaan kas di catat dari rekening koran karena buyer tidak mengirimkan bukti setoran/pengiriman uang yang dilakukan melalui bank. Hal ini menunjukan kelemahan manajemen keuangan yang harus mendapatkan semua bukti penerimaan uang sehingga dalam melakukan validasi tidak ada yang namanya dugaan berdasarkan perasaan. Kelengkapan dokumen referensi tersebut berguna sekali dalam melakukan validasi sehingga pekerjaan akuntansi dapat dilakukan dengan mudah, yang berakibat akurasi laporan dapat dipercaya. Dengan Sistem akuntansi komputer, laporan dapat divisual setiap saat dan Laporan periodik dapat diterbitkan setiap tanggal 2 setiap bulannya

                        Banyak akuntan yang masih mengandalkan rekening korang yang diterbitkan oleh bank, sehingga laporan keuangan hanya dapat diterbitkan setelah rekening koran diterima yaitu di atas tanggal 20. Laporan yang diterbitkan adalah laporan basi yang tidak banyak gunanya dalam pengelolaan perusahaan selain kewajiban administrasi. Dari kasus yang kami tangani terdapat banyak peluang penyelewengan pada kolektor maupun pemegang kas untuk menggunakan kas untuk keperluan pribadi dan sering tidak terdeteksi karena selalu terjadi penumpukan dalam menangani transaksi.Jurnal transaksi penerimaan kas dibukukan oleh komputer berdasarkan entry yang dicatat melalui formulir elektronik penerimaan Kas yang dientry oleh bagian administrasi keuangan. Selanjutnya bagian buku besar memvalidasi setiap transaksi melalui buku jurnal penerimaan kas.

                        Sebuah dokumen formal yang digunakan secara umum dalam penerimaan kas adalah kwitansi namun kwitansi hanya untuk penerimaan dalam bentuk tunai. Pada operasi bisnis terdapat beberapa cara pembayaran, penerimaan tunai biasanya dengan faktur penjualan atau dengan kwitansi ada juga yang menggunakan keduanya.  Bagaimana dengan pembayaran yang dilakukan dengan alat pembayaran lain seperti giro, cek , setoran tunai melalui bank, rtgs dsb serta tempo pembayaran dalam rentang waktu tertentu.

                        Untuk hal ini perlu diciptakan suatu form yang dapat menampung semua bentuk transaksi yang bertujuan agar data tersebut dapat diolah oleh bagian akuntansi dengan mudah menjadi informasi yang diperlukan manajemen sesuai tugas bagian akuntansi, hingga informasi yang diperlukan dapat ditampilkan secara tepat guna dan tepat waktu. Untuk itu diperlukan catatan yang lebih lengkap namun kelengkapan ini sering dianggap spele sehigga pekerjaan akuntansi menjadi tugas yang menyita waktu dan pikiran serta membuat jenuh.

Hal ini tergantung bentuk, besar kecilnya perusahaan dan pengaruh faktor lingkungan.  Berikut adalah penerimaan menggunakan integrated Accounting System :

Cara Pembayaran	Pilih cara pembayaran  Cek/Giro/Tunai
Nomor Urut	Automatik
Tanggal	Tanggal  Terima, sesuai dengan tanggal diterima/dicatat ke sistem komputer (tanggal system). Idealnya lebih kecil dari tanggal efektif namun penerimaan Kas melalui setoran tunai/rtgs umumnya diketahui kemudian sehingga tanggal akan lebih besar dari tanggal efektif
Rekening Yang Menerima	Rekening kas milik perusahaan (Kas/bank/surat-berharga setara kas)
Buyer	Nama perusahaan/perorangan yang melakukan pembayaran. Setelah user memasukan nama buyer sistem segera menampilkan List Piutang buyer tersebut. Sehingga user tinggal memilih transaksi mana yang dibayar.
Cek/Giro	Nomor Identifikasi Dokumen pembayaran
Bank	Bank Yang Menerbitkan Dokumen pembayaran
Tanggal Efektif	Tanggal efektif sesuai dengan yang dicantumkan pada dokumen pembayaran
Data Pelunasan	Adalah Tagihan yang diperoleh dengan cara memilih, dari list piutang yang ditampilkan sistem
Reference	Rekening yang di kredit. Bila data pelunasan dipilih dari list piutang maka sistem secara automatis memilih Piutang Dagang. Nilai Pelunasan dapat disesuaikan dengan penerimaan. Bila nilai yang diterima < Transaksi. sisanya akan dikembalikan ke list piutang
Keterangan	Diisi Dengan List Nomor Faktur yang Dibayar dan Nama Singkat Buyer
Total Pelunasan	Sama dengan Total Transaksi. Sistem Akan memberikan indikator bila terdapat perbedaan.
Lain-lain	Bila Jumlah diterima lebih besar dari total transaksi maka dicatat sebagai lebih Bayar

Keterangan :

ü  Total Penerimaan dicatat oleh sistem ke dalam 2 bagian yaitu Total pelunasan dan Lebih Bayar. Bila ternyata bukan lebih bayar maka dilakukan koreksi melalui ayat jurnal penyesuaian.

ü  Bila rekening Surat berharga setara Kas tidak disediakan maka dapat langsung dicatat ke rekening bank

                        Berikut adalah contoh formulir elektornik, dimana pada formulir tersebut dilengkapi dengan buku piutang. Bila penerimaan kas berasa dari piutang dagang secara langsungmenunjukan transaksi yang dibayar sehingga transaksi tersebut tidak muncul lagi dalam buku piutang.

ü  Proses Verifikasi akan selesai bersamaan dengan pemasukan data. Print Out dari formulir ini berupa voucher penerimaan kas dan laporan penerimaan periodik. Selanjutnya tergantung kebijakan manajemen apakah voucher penerimaan kas perlu diterbitkan atau tidak. Perusahaan yang saya tangani hanya menggunakan laporan penerimaan harian dengan dilampirkan bukti penerimaan tanpa voucher penerimaan kas.

ü  Laporan penerimaan harian di print-out dan bersama dokumen pendukung diserahkan ke bagian akuntansi

ü  Bagian akuntansi tinggal memvalidasi data yang sudah tersedia pada sistem komputer dengan dokumen pendukung transaksi terkait

ü  Setelah melakukan validasi selanjutnya bagian akuntansi memilih menu posting untuk mencatat transaksi tersebut ke buku jurnal.

ü  Hanya transaksi yang telah jatuh tempo diposting ke buku besar.

Keterangan Flowchart :

Gambar yang memperlihatkan arusa transaksi penerimaan tunai melalui siklus akunting. Cek yang diterima dari pelanggan merupakan sumber dokumen yang mengawali pencatatan sebagaian besar transaksi penerimaan tunai. Tetapi, karena cek sebenarnya adalah uang tunai, ia tidak boleh digunakan dalam pemrosesan. Sebagai gantinya, dokumen yang dinamakan tanda bukti penerimaan disisapkan.

Nilai atau jumlah yang terlihat pada bukti penerimaan ini kemudian dimasukkan terlebih dahulu dalam jurnal penerimaan penerimaan uang tunai, kemudian diposkan sebagai kredit kecatatan pelanggan pada buku besar pembantu piutang usaha.

Penerimaan uang tunai dapat datang dari pinjaman, dari pembayaran piutang, dari penjualan harta tetap, dan dari investasi keuntungan. Pada gambar dijelaskan bahwa jumlah penerimaan demikian, yang umumnya tampak pada dokumen dokumen khusus, dimasukkan dalam penerimaan tunai. Penerimaan yang tercatat ini tidak termasuk pembayaran dari pelanggan, mereka tidak diposkan dalam buku besar pembantu piutang usaha. Hal ini mengakibatkan saldo pada akhir periode akunting perkiraan pengendali piutang dan kas didaftarkan dalam neraca percobaan dan kemudian dipindahkan ke neraca.

§  SUMBER DANA (DEFISIT)

            Sebuah perusahaan mendapatkan pemasukan bukan hanya dari keuntungan usaha atau laba penjualan barang/jasa saja, melainkan dari sumber-sumber pendapatan yang lain.

Pendapatan yang dimaksud antara lain :

1.    pendapatan bunga pinjaman

2.    denda pinjaman

3.    bunga obligasi

4.    dividen saham

5.    equity surat berharga

6.    laba penjualan aktiva tetap

                        Secara garis besar sumber pendapatan dari perusahaan tediri dari dua sumber :

1.    Sumber dana intern

Sumber dana intern berasal dari pemenuhan kebutuhan dari perusahaan itu sendiri atau biasa disebut pembelanjaan intern perusahaan.

Sumber dana intern antara lain :

ü  Laba yang ditahan

Besarnya laba yang ditahan berhubungan erat dengan deviden maupun kepentingan pemegang saham.

ü  Akumulasi penyusutan aktiva

Pemenuhan kebutuhan dana seperti ini disebut pembelanjaan intensif. Besarnya kecilnya penyusutan ativa yang didapat tergantung dari metode yang dipakai oleh perusahaan tersebut.

2.    Sumber dana ekstern

        Pemenuhan sumber dana ekstern artinya pemenuhan dana yang berasal dari dana diluar kegiatan perusahaan.

Sumber dana yang dimaksud anatara lain :

1.    Pemilik perusahaan

Dana yang berasal dari saku pemilik perusahaan, karena dana tersebut tidak termasuk dana dalam kegiatan perusahaan.

2.    Kreditur bank

3.    Kreditur non bank

4.    Pasar modal

Pasar modal adalah pengertian abstrak antara bertemunya permintaan dana dan penawaran dana, dari arusa dana unit ekonomi kepada pengusaha yang membutuhkan.Dana yang dimaksud disini berupa surat berharga, surat berharga digolongkan menjadi dua golongan, yaitu :

1.    Saham

2.    Obligasi

§  INVESTASI (SURPLUS)

            Manajemen investasi adalah manajemen profesional yang mengelola beragam sekuritas atau surat berharga seperti saham, obligasi dan aset lainnya seperti properti dengan tujuan untuk mencapai target investasi yang menguntungkan bagi investor. Investor tersebut dapat berupa institusi ( perusahaan asuransi, dana pensiun, perusahaan dll) ataupun dapat juga merupakan investor perorangan, dimana sarana yang digunakan biasanya berupa kontrak investasi atau yang umumnya digunakan adalah berupa kontrak investasi kolektif (KIK) seperti reksadana.

            Lingkup jasa pelayanan manajemen investasi adalah termasuk melakukan analisa keuangan, pemilihan aset, pemilihan saham, implementasi perencanaan serta melakukan pemantauan terhadap investasi.Diluar industri keuangan, terminologi "manajemen investasi merujuk pada investasi lainnya selain daripada investasi dibidang keuangan seperti misalnya proyek, merek, paten dan banyak lainnya selain daripada saham dan obligasi.

            Manajemen investasi merupakan suatu industri global yang sangat besar serta memegang peran penting dalam pengelolaan triliunan dollar, euro, pound dan yen. Jadi perusahaan bisa menginvestasikan dana secara tepat untuk memaksimalkan pendapatan perusahaan.

 Berbagai bentuk investasi yang banyak disarankan :

1.    lokasi aset

Berbagai golongan aset adalah obligasi, properti, derivatif dan komoditi, dimana manajer investasi dibayar jasanya untuk melaksanakan penempatan investasi pada berbagai asset ini. Berbagai golongan aset ini memiliki dinamika pasar yang berbeda-beda dan saling memengaruhi satu sama lainnya, sehingga penempatan dana investasi pada berbagai aset tersebut dapat membawa pengaruh signifikan pada performa investasi.

2.    Investasi jangka panjang

Sangatlah penting untuk memperhatikan bukti kinerja imbal hasil jangka panjang terhadap aset investasi yang berbeda-beda dan melakukan investasi pada jangka waktu tersebut guna mendapatkan hasil investasi terbaik. Misalnya pada suatu jangka waktu yang panjang ( misalnya diatas 10 tahun ) pada beberapa negara , saham menghasilkan imbal hasil yang lebih tinggi dibandingkan obligasi, dan obligasi menghasilkan imbal hasil yang lebihy besar dibandingkan memegang tunai. Menurut teori keuangan hal ini disebabkan oleh risiko yang lebih besar pada saham ( lebih bergejolak ) daripada obligasi yang lebih berisiko dibanding tunai.

3.    Diversifikasi

Manajer pengelola dana dengan memperhatikan latar belakang alokasi aset, akan mempertimbangkan untuk melakukan diversifikasi aset sesuai profil risiko nasabahnya dan membuat daftar perencanaan penempatan investasi yang sesuai. Daftar tersebut akan menunjukkan persentase penempatan dana pada masing-masing saham atau obligasi. Efektivitas dari diversifikasi ini membutuhkan manajemen korelasi antara imbal hasil dan tingkat pengembalian modal.

4.    Metode pendekatan investasi

Banyak metode pendekatan yang berbeda dari cara pengelolaan investasi yang dapat dilakukan oleh sebuah perusahaan manajemen investasi, misalnya pertumbuhan (growth), nilai (value fund), pasar netral, kapitalisasi kecil, indeks dan lain-lain. Metode yang berbeda ini masing-masing memiliki fitur, penganut, lingkungan finansial tertentu , sifat risiko khusus yang berbeda-beda.